Drei bis zwölf Städte, überall derselbe Auftritt, überall lokale Gäste und der Vertrieb der Region mit im Raum. Der Aufwand liegt nicht im einzelnen Termin – sondern im Takt dazwischen.
Beide Wege kosten Geld und Zeit, aber sie erreichen unterschiedliche Leute. Die Entscheidung fällt nicht nach Gefühl, sondern nach der Frage: Kennen wir die Menschen schon, die wir sprechen wollen?
Rechnen Sie in Gesprächen, nicht in Besuchern. Eine Roadshow erreicht weniger Menschen als eine Leitmesse – aber fast nur die richtigen, und mit deutlich mehr Zeit pro Gespräch. Wenn am Ende zwanzig gute Termine stehen statt zweihundert Visitenkarten, war die Tour die günstigere Variante.
Der eigentliche Trick einer Roadshow liegt im Takt: Kein Termin darf auf den Abbau des vorigen warten. Deshalb arbeiten wir ab einer gewissen Dichte mit zwei identischen Ausstattungssets.
Reihenfolge der Städte nach Fahrzeiten und Lenkzeiten, nicht nach Landkarte. Ein Umweg von 80 Kilometern ist billiger als eine verlorene Nacht.
Derselbe Aufbau, dieselbe Technik, dieselben Abläufe – damit der Auftritt in Hamburg so aussieht wie in München und die Crew nicht jedes Mal neu denkt.
Einladung je Standort aus Ihrem Verteiler, der Vertrieb der Region eingebunden, Anmeldung pro Termin. Die Gästezahl schwankt stark – der Plan muss beides aushalten.
Hotel, Autohaus, Werkshalle, Eventlocation oder Zelt auf dem Parkplatz. Wir prüfen Anfahrt, Deckenhöhe, Strom und Ladezone vor der Buchung.
Eine Crew, die mitreist, kennt den Aufbau blind. Dazu Fahrzeuge, Übernachtungen, Lenk- und Ruhezeiten und ein Ersatzplan für Ausfälle.
Ersatzteile, Verbrauchsmaterial und Drucksachen für jede Station – gepackt nach Standort, damit unterwegs nichts nachbestellt werden muss.
Beispiel: sechs Städte in drei Wochen, jeweils ein Abendtermin mit 60 bis 120 Gästen.
Bei einer Roadshow liegen die Kosten weniger im Material als in der Bewegung: Crew, Fahrzeuge, Übernachtungen und die Zeit zwischen den Städten.
| Position | Was dahintersteckt | Was den Preis treibt |
|---|---|---|
| Ausstattungsset | Aufbau, Technik, Mobiliar, Branding, Ersatzteile | Ein Set oder zwei, Anspruch, Packmaß |
| Locations | Raummiete je Standort, Reinigung, Hausservice | Städte, Wochentag, Exklusivität |
| Crew | Aufbau, Technik, Betreuung, Fahrer | Zahl der Standorte, Nacht- und Wochenendstunden |
| Fahrzeuge und Reise | Transporter, Sprit, Maut, Hotels, Verpflegung | Entfernungen, Tourdauer, Zahl der Fahrzeuge |
| Catering je Termin | Getränke, Imbiss oder Abendessen vor Ort | Gästezahl, Tageszeit, lokaler Anbieter |
| Einladung | Gestaltung, Versand und Anmeldung je Region | Zahl der Standorte, Größe der Verteiler |
| Planung und Regie | Tourplanung, Vergabe, Begleitung vor Ort, Abrechnung | Zahl der Städte und Länge der Tour |
Der Kostensprung liegt beim zweiten Set, der Zeitgewinn auch. Ab etwa vier Städten in zwei Wochen ist das zweite Set günstiger als die Puffertage, die man sonst zwischen die Termine legen muss. Wir rechnen beide Varianten durch, bevor Sie entscheiden.
Grob ab vier Städten innerhalb von zwei Wochen. Darunter reicht ein Set mit größeren Abständen zwischen den Terminen.
Das schwankt stark und hängt am Verteiler des regionalen Vertriebs. Wir planen mit einer Spanne und mit Ausstattung, die bei 60 wie bei 120 Gästen funktioniert – lieber eine Reihe Stühle weniger im Lkw als ein halbleerer Raum.
Alles mit Ladezone, Strom und genug Deckenhöhe: Hotels, Autohäuser, Werkshallen von Partnern, Eventlocations, im Sommer auch ein Zelt. Wichtiger als der Glanz ist die Erreichbarkeit für Ihre Gäste.
Wenn die Verträge das hergeben, ja. Deshalb verhandeln wir Stornostaffeln, bevor gebucht wird – Touren verschieben sich häufiger als einzelne Veranstaltungen.
Im europäischen Raum ja. Außerhalb der EU kommen Zoll und Carnet dazu, was den Vorlauf deutlich verlängert.
Sagen Sie uns, wen Sie erreichen wollen und wie viele Termine der Vertrieb trägt. Den Rest rechnen wir durch – auch die Variante mit nur einem Set.