Kein Standplatz in Halle 6, keine Öffnungszeiten eines Veranstalters, kein Wettbewerber zwei Gänge weiter: Ihre Kunden kommen zu Ihnen, sehen die Produktion und bleiben einen halben Tag statt zehn Minuten. Wir organisieren solche Veranstaltungen seit Anfang der 90er – über 128 Mal.
Ein Messeauftritt kostet Standmiete, Standbau, Technik, Reise, Hotel und drei Tage Personal, bevor der erste Besucher da war. Eine Hausmesse kostet Ausstattung und Programm – die Fläche haben Sie schon, und sie steht meist ohnehin still, wenn Sie den richtigen Termin wählen.
Und der ehrliche Gegenpunkt: Auf eine fremde Messe kommen Besucher von selbst. Zu Ihnen kommt nur, wen Sie einladen. Eine Hausmesse funktioniert deshalb mit einer gepflegten Kundenliste und mit Partnern, die ihre eigenen Kunden mitbringen – nicht mit Laufkundschaft. Wenn Ihre Liste dünn ist, sagen wir das vorher.
Acht Teile, die zusammenpassen müssen. Sie können jeden einzeln bei uns beauftragen oder alles zusammen.
Zonen für Empfang, Vorträge, Ausstellung, Catering und Pause. Wege, die Gäste von selbst finden. Absperrung dort, wo die Produktion weiterläuft. Bestuhlung, Podeste, Beschilderung, Garderobe, Parken.
Begrüßung, Fachvorträge, Vorführungen an der Maschine, Werksführungen in Gruppen, offener Teil für Gespräche. Kurze Blöcke, klare Zeiten – und genug Luft dazwischen, weil die guten Gespräche in den Pausen entstehen.
Verteiler aufbereiten, Einladung gestalten und versenden, Anmeldestrecke, zwei Erinnerungswellen, Telefonnachfass bei den wichtigsten Kunden. Wir rechnen mit Zusagequoten, nicht mit Hoffnung.
Lieferanten und Partner als Mitaussteller: Flächen vergeben, Standausstattung einheitlich halten, Aufbauzeiten koordinieren – und jeder von ihnen lädt seinen eigenen Verteiler ein. Das ist der günstigste Weg zu mehr Gästen.
Bestuhlung, Stehtische, Theken, Lounge, Teppich, Bühne, Beschallung, Leinwand oder LED-Wand, Licht, Strom, Beschilderung. Mietware statt Anschaffung, angeliefert in der Reihenfolge des Aufbaus.
Begrüßungskaffee, Mittagsimbiss oder Foodtruck, Getränke über den Tag, abends Standparty oder Abendessen. Dazu Kühlung, Spülmöglichkeit, Geschirr – und Verpflegung für die Aufbaucrew.
Anmeldung und Namensschilder am Eingang, Hosts für die Führungen, Techniker für Ton und Bild, jemand für die Regie. Ihre eigenen Leute bleiben dabei im Gespräch mit den Kunden statt am Kaffeeautomaten.
Sobald viele Gäste in einer Betriebshalle sind, gelten andere Regeln als im Arbeitsalltag. Wir klären Zulässigkeit, Fluchtwege, Brandschutz, Sanitätsdienst, Versicherung und – wenn nötig – die Abstimmung mit der Behörde.
So läuft eine Hausmesse mit rund 300 Gästen. Kürzer geht auch – dann verschieben sich vor allem die Einladung und die Ausstellerakquise nach vorn.
Der Unterschied zur Kongresshalle: Bei Ihnen wird gearbeitet. Das ist der Reiz der Hausmesse – und die Stelle, an der die meisten Planungen unterschätzt werden.
Welche Bereiche stehen still, welche laufen weiter, wo verläuft die Grenze? Absperrung, Sichtschutz und ein Wegeplan, der Gäste gar nicht erst in die Nähe bringt.
Abgesperrt, ausgeschaltet oder bewusst im Betrieb als Vorführung – mit Abstand, Aufsicht und einer klaren Ansage an die Gäste.
Die Wege des Arbeitsalltags reichen bei 300 Gästen nicht. Breiten, Kennzeichnung, freie Tore und die zulässige Personenzahl je Bereich gehören in den Plan.
Ölige Böden, Bodenmarkierungen, Gitterroste, Kranbahnen: Was gereinigt, abgedeckt oder gesperrt werden muss, entscheidet sich beim Ortstermin.
Hallenbeleuchtung ist selten Veranstaltungslicht, und eine große Halle klingt hart. Beschallung, Licht und Stromverteilung planen wir dafür extra ein.
Ihr Werksverkehr, die Lkw der Gewerke und die Gästeautos am selben Tor – das braucht Zeitfenster, Einweisung und notfalls eine Fläche außerhalb mit Shuttle.
Zwei Werkstoiletten reichen für 300 Gäste nicht. Mobile Einheiten, Garderobe und Aufenthalt gehören zur Fläche.
Alles, was draußen geplant ist, braucht eine Zeltvariante. Die Entscheidung fällt zwei Tage vorher, nicht am Morgen.
Eine Pauschale pro Gast nennen wir nicht – sie wäre geraten. Was wir nennen können, sind die Positionen und das, was sie treibt. Damit können Sie selbst rechnen, bevor Sie uns fragen.
| Position | Was dahintersteckt | Was den Preis treibt |
|---|---|---|
| Fläche herrichten | Räumen, Reinigen, Absperrung, Bodenschutz, Beschilderung | Zustand und Größe der Halle, Produktionsstillstand |
| Mobiliar | Bestuhlung, Stehtische, Theken, Lounge, Teppich | Gästezahl, Anspruch, Mietdauer |
| Technik | Beschallung, Licht, Leinwand oder LED, Strom, Techniker | Hallengröße, Vortragsprogramm, Betreuung vor Ort |
| Standbau | Flächen für Mitaussteller, Bühne, Podeste, Branding | Zahl der Mitaussteller, System- oder Individualbau |
| Catering | Kaffee, Imbiss, Getränke, Abendteil, Crew-Verpflegung | Gästezahl, Tageszeit, Ausgabestellen, Personal |
| Personal | Empfang, Hosts, Service, Technik, Auf- und Abbau | Dauer, Nacht- und Wochenendstunden |
| Einladung | Gestaltung, Druck, Versand, Anmeldestrecke, Nachfass | Größe des Verteilers, Print oder digital |
| Programm | Referenten, Moderation, Vorführungen, Unterlagen | Externe Redner, Übersetzung, Aufzeichnung |
| Sicherheit | Ordnungsdienst, Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache, Versicherung | Gästezahl, Auflagen der Behörde |
| Planung | Konzept, Projektleitung, Vergabe, Regie, Abrechnung | Umfang – von einzelner Leistung bis Gesamtverantwortung |
Der größte Hebel liegt nicht im Einkauf. Er liegt bei den Mitausstellern: Partner, die eine Fläche belegen und ihren eigenen Verteiler einladen, senken Ihren Anteil an den Kosten und erhöhen gleichzeitig die Gästezahl. Zwei bis sechs solcher Partner verändern die Rechnung mehr als jede Verhandlung über Stuhlpreise.
Die Punkte, die in unseren Projekten am häufigsten vergessen werden. Auch brauchbar, wenn Sie die Hausmesse selbst organisieren.
Unterhalb von etwa achtzig Gästen ist ein Kundentag im kleinen Rahmen meist sinnvoller als eine Hausmesse mit Programm und Mitausstellern. Nach oben gibt es keine feste Grenze; ab etwa 500 Gästen wird die Fläche zur bestimmenden Größe.
Dienstag bis Donnerstag. Montags reisen viele an, freitags gehen sie früh. Bei Handwerks- und Handelskunden ist auch ein Samstag möglich – dann kommen Entscheider oft mit Familie, was das Programm verändert.
Sechs bis neun Monate sind komfortabel, vier Monate machbar, wenn Halle und Termin stehen. Unter drei Monaten leidet vor allem die Einladung: Ihre Gäste planen ihre Woche nicht kurzfristig um.
Das hängt von Gästezahl, Fläche und Nutzung ab. Eine Produktionshalle ist baurechtlich keine Versammlungsstätte; ab einer bestimmten Personenzahl oder bei Nutzungsänderung wird die Sache genehmigungspflichtig. Wir klären das früh mit Ihnen und, wo nötig, mit der Behörde – lieber ein Anruf zu viel als eine Auflage am Aufbautag.
Das hängt an Gästezahl, Programm, Ausstattung und daran, wie viel Sie selbst übernehmen. Deshalb nennen wir keine Pauschale, sondern rechnen die Positionen aus § 05 für Ihren Fall durch. Sie bekommen ein Budget, in dem jede Zahl einzeln steht und das Sie kürzen können.
Nicht zwingend. Oft läuft ein Teil weiter und wird zur Attraktion. Entscheidend sind Absperrung, Wegeführung und Aufsicht. Was stillsteht, entscheiden wir gemeinsam mit Ihrer Produktionsleitung, nicht am grünen Tisch.
Zwei bis sechs. Genug, um das Programm zu füllen und Gäste über deren Verteiler zu gewinnen; wenige genug, dass Sie der Gastgeber bleiben und nicht ein Aussteller unter vielen.
An der Zusagequote, den tatsächlich erschienenen Gästen, der Zahl qualifizierter Gespräche und daran, was der Vertrieb vier Wochen später noch in der Hand hat. Diese Zahlen liefern wir in der Nachbereitung mit.
Mehr brauchen wir nicht für eine erste Einschätzung – auch zu der Frage, ob sich eine Hausmesse in Ihrem Fall überhaupt lohnt. Rückmeldung am selben Werktag.