Fixkosten
Was anfällt, egal wie viele kommen
Fläche und Location, Technik, Standbau, Grundpersonal, Marketing, Referenten, Planung. Diese Summe steht, bevor die erste Anmeldung eingeht.
Sie bestimmen Thema, Termin, Teilnehmer und Preis. Sie tragen aber auch die Kosten, wenn zu wenige kommen. Wir haben beides gemacht, für Kunden und auf eigene Rechnung – und sagen deshalb vorher, woran solche Veranstaltungen scheitern.
Die meisten eigenen Formate scheitern nicht am Inhalt, sondern an einer Kalkulation, die nur bei vollem Haus aufgeht. Unsere Regel: Die Rechnung muss auch bei der Hälfte der erwarteten Gäste tragen. Erst dann lohnt sich der nächste Schritt.
Fläche und Location, Technik, Standbau, Grundpersonal, Marketing, Referenten, Planung. Diese Summe steht, bevor die erste Anmeldung eingeht.
Catering, Unterlagen, Namensschilder, Service, teilweise Personal. Der angenehme Teil: Er wächst erst, wenn auch die Einnahmen wachsen.
Teilnehmergebühren, Ausstellerflächen, Sponsorenpakete. Wer nur auf Tickets setzt, hat bei jeder Absage ein Loch; wer Aussteller und Sponsoren früh verkauft, hat die Fixkosten meist schon gedeckt, bevor der Vorverkauf startet.
Wir rechnen die Zahl aus, ab der die Veranstaltung schwarze Zahlen schreibt – und die Zahl, ab der abgesagt wird. Beide stehen vor dem Start fest, schriftlich.
Ein eigenes Format lebt von Partnern mit eigenem Verteiler. Wer allein einlädt, füllt selten einen Saal – egal wie gut das Programm ist.
Bringen Glaubwürdigkeit und einen Verteiler, der Ihre Zielgruppe schon abonniert hat. Oft gegen eine Rolle im Programm statt gegen Geld.
Stellen aus, sponsern und laden ihre eigenen Kunden ein. Das ist die günstigste Besucherquelle überhaupt.
Fachzeitschriften und Portale gegen Sichtbarkeit: Anzeigen, Newsletter, redaktionelle Begleitung. Früh ansprechen, die Planung läuft Monate vor.
Wer spricht, lädt sein Netzwerk ein. Das gehört ausdrücklich zur Absprache, nicht zur Hoffnung.
Persönliche Einladung schlägt jede Mail. Die wichtigsten dreißig Kunden lädt der Vertrieb telefonisch ein, nicht der Newsletter.
Ein Thema, das die Branche gerade beschäftigt, füllt den Saal. Ein Firmenjubiläum tut das nicht.
Über Monate, mit Unterlagen, Preisen und Nachfassen – kein Nebenprodukt der Planung. Wir bauen die Pakete und begleiten den Verkauf, geführt wird er gemeinsam mit Ihnen, weil die Beziehungen bei Ihnen liegen.
Fläche, Standausstattung, Logoplatzierung, Vortragsslot, Teilnehmerliste, Nennung in der Einladung. Drei Stufen reichen; mehr verwirrt und verhandelt sich schlechter.
Zielgruppe, erwartete Teilnehmer, Programm, Flächenplan, Preise, Fristen. Ohne belastbare Angaben unterschreibt niemand – und mit übertriebenen Zahlen kommt niemand wieder.
Frühbucher, Normalpreis, Gruppen, Freikarten für geladene Gäste. Dazu Anmeldestrecke, Zahlung, Rechnungen, Stornos – technisch und steuerlich sauber aufgesetzt.
Aussteller einweisen, Aufbauzeiten koordinieren, während der Veranstaltung ansprechbar sein – und hinterher berichten, was sie bekommen haben. Davon hängt die nächste Ausgabe ab.
Nicht als Pessimismus, sondern als Rechnung: Bis wann lässt sich verkleinern, verschieben oder absagen – und was kostet jeder dieser Schritte?
Ehrlich gesagt: Wir haben erlebt, dass eine geplante Veranstaltung trotz guter Vorbereitung nicht stattfand, weil die Zusagen nicht zusammenkamen. Genau deshalb reden wir über Ausstiegspunkte, bevor der erste Vertrag unterschrieben ist – und sagen früh, wenn die Zahlen nicht tragen. Das ist unbequemer als ein optimistisches Angebot, aber es ist der Grund, warum man mit uns ein zweites Mal arbeitet.
Realistisch neun bis achtzehn Monate bis zur ersten Ausgabe. Der Löwenanteil davon ist nicht Planung, sondern Verkauf: Partner, Aussteller, Sponsoren.
In der Regel nicht. Veranstalter bleiben Sie, mit Vertrag, Haftung und Erlös. Wir planen, koordinieren, führen Regie und begleiten den Verkauf. In Einzelfällen gehen wir mit ins Risiko – dann sprechen wir vorher über Beteiligung.
Konzeptpauschale für die Machbarkeit und Kalkulation, danach ein Projekthonorar nach Umfang. Bei Formaten, die wiederholt stattfinden, auch als laufende Betreuung je Ausgabe.
Dann sagen wir das in der Machbarkeitsrechnung, nicht drei Monate vor dem Termin. Oft lässt sich das Format kleiner denken – ein Fachtag statt einer Messe, ein Abend statt zwei Tagen.
Wir rechnen die Machbarkeit durch, bevor irgendetwas gebucht wird – und sagen Ihnen ehrlich, ob das Format trägt.