Konzept
Anlass, Dramaturgie, Budget
Was der Abend erreichen soll, welcher Ablauf dazu passt, was er kosten darf. Das Budget listet jede Position einzeln, damit Sie streichen können, ohne dass der Rest umfällt.
Sommerfest, Jubiläum, Kundenabend, Weihnachtsfeier, Mitarbeiterversammlung: Wir planen den Abend oder den Tag, vergeben die Gewerke, führen vor Ort Regie und rechnen danach ab. Sie begrüßen Ihre Gäste, statt Lieferanten zu telefonieren.
Die Technik ist überall ähnlich. Was sich unterscheidet, ist der Grund, warum die Leute kommen – und was schiefgeht, wenn man das übersieht.
Steht und fällt mit dem Wetter. Es braucht eine Zeltvariante, über die zwei Tage vorher entschieden wird, und Schatten, Wasser und Strom im Freien.
Der Rückblick zieht sich, wenn zu viele reden wollen. Redezeiten vorher festlegen, Ehrungen bündeln, den formalen Teil vor das Essen legen.
Der Zweck sind Gespräche. Also Stehtische statt Bankett, kurze Bühne, Personal, das nachschenkt, ohne zu stören, und eine Sitzordnung nur da, wo sie hilft.
Termine im Dezember sind ein Jahr vorher weg. Wer im September sucht, zahlt mehr und nimmt, was übrig ist.
Alle sollen sehen und hören. In einer Halle heißt das Beschallung, Leinwand und Bestuhlung mit Sichtachsen – und einen Plan für den Schichtbetrieb.
Der Moment der Enthüllung muss sitzen: Technik doppelt absichern, Ablauf proben, Fotografen einplanen, Material für die Presse vorbereiten.
Neue Halle, neues Bürogebäude: Führungen in Gruppen, Absperrung dort, wo noch gearbeitet wird, und ein Ablauf, der Bauverzögerungen verkraftet.
Mit Kindern ändert sich alles: Wege, Aufsicht, Essen, Programm. Und ein Plan, was passiert, wenn es regnet und dreihundert Leute nach drinnen wollen.
Sie können alles abgeben oder nur die Teile, für die im Haus die Zeit fehlt. Beides ist uns recht – ein halber Auftrag ist besser als ein voller, den Sie nicht brauchen.
Was der Abend erreichen soll, welcher Ablauf dazu passt, was er kosten darf. Das Budget listet jede Position einzeln, damit Sie streichen können, ohne dass der Rest umfällt.
Halle, Hotel, Weingut, Museum, Werksgelände. Wir prüfen Kapazität, Anfahrt, Küche, Technik, Hauscaterer-Bindung und Lärmauflagen, bevor Sie unterschreiben.
Ausschreiben, vergleichen, vergeben, koordinieren. Auf Wunsch aus der eigenen Gruppe, sonst von außen – wer besser passt, bekommt den Zuschlag.
Einladung, Rückmeldungen, Teilnehmerliste, Namensschilder, Sitzordnung, Empfang am Eingang. Auch die unangenehme Arbeit: Nachfassen bei denen, die nicht antworten.
Minutenplan für Aufbau, Programm und Abbau, Briefing aller Beteiligten, und am Abend jemand, der entscheidet, wenn der Caterer im Stau steht.
Übergabe der Fläche, Schadensklärung, geprüfte Schlussrechnung mit jeder Position einzeln, kurze Auswertung.
Beispiel: Jubiläum mit 250 Gästen, Abendprogramm, externe Location. Kürzer geht – dann entscheidet die Verfügbarkeit der Location, nicht Ihr Wunschtermin.
Einen Preis pro Gast nennen wir erst, wenn Anlass, Ort und Programm feststehen. Die Positionen dagegen sind immer dieselben – damit können Sie vorab selbst überschlagen.
| Position | Was dahintersteckt | Was den Preis treibt |
|---|---|---|
| Location | Miete, Reinigung, Sicherheitsdienst, Parken | Wochentag, Jahreszeit, Exklusivität |
| Catering | Speisen, Getränke, Service, Geschirr, Spülung | Gästezahl, Menüform, Dauer des Getränkeausschanks |
| Technik | Ton, Licht, Leinwand, Bühne, Techniker | Raumgröße, Programm, Betreuung am Abend |
| Mobiliar | Bestuhlung, Tische, Stehtische, Lounge, Dekoration | Gästezahl, Anspruch, Anlieferung und Abholung |
| Programm | Musik, Show, Moderation, Fotograf | Bekanntheit der Künstler, Spieldauer, Technikbedarf |
| Personal | Empfang, Hosts, Service, Garderobe, Auf- und Abbau | Dauer, Nachtstunden, Wochenende |
| Einladung | Gestaltung, Druck, Versand, Anmeldung | Gästezahl, Print oder digital |
| Nebenkosten | GEMA, Versicherung, Sanitätsdienst, Genehmigungen | Musiknutzung, Gästezahl, Ort |
| Planung | Konzept, Projektleitung, Vergabe, Regie, Abrechnung | Umfang – einzelne Leistung oder Gesamtverantwortung |
Die häufigste Kostenfalle ist die Dauer. Jede Stunde länger kostet Service, Technik, Getränke und oft auch Location. Wer den Abend um 23 Uhr statt um 1 Uhr enden lässt, spart mehr als mit jeder Verhandlung über das Menü – und kaum ein Gast merkt den Unterschied.
Drei bis sechs Monate sind normal. Für Dezembertermine und für Sommerfeste an Wochenenden gilt: ein halbes bis ganzes Jahr, sonst ist die Location weg.
Ja. Locationsuche, Technikplanung oder Regie am Abend sind einzeln buchbar. Viele Kunden planen selbst und holen uns für den Tag selbst dazu.
Das hängt an Anlass, Ort, Menüform und Programm. Statt einer Pauschale kalkulieren wir die Positionen aus § 04 für Ihren Fall – Sie sehen, wofür das Geld ausgegeben wird, und können kürzen.
Ja. Musikanmeldung, Veranstalterhaftpflicht, Sanitätsdienst und – wo nötig – die Abstimmung mit Ordnungsamt und Feuerwehr laufen über uns.
Ja, und oft ist das die günstigere Variante. Was dabei zu beachten ist, steht auf der Seite zur Hausmesse – Fluchtwege, laufender Betrieb, Sanitär, Parken.
Dafür sind wir am Tag da. Ersatz beschaffen, umbauen, Programm umstellen – Entscheidungen treffen wir, ohne Sie vor den Gästen aus dem Gespräch zu holen.
Mehr brauchen wir nicht für einen ersten Vorschlag. Rückmeldung am selben Werktag.