Location
Räume, Kapazität, Technik
Kongresszentrum, Hotel, Hochschule oder Halle. Wir prüfen Saalgrößen, Bestuhlungsvarianten, Nebenräume, Catering-Bindung, Anfahrt und die Technik, die im Haus ist – vieles davon spart Miete.
Dreihundert Teilnehmer, vier Vorträge, zwanzig Minuten Kaffeepause: Wenn der erste Block überzieht, verschiebt sich alles bis zum Abend. Wir bauen das Programm so, dass es trägt – und führen am Tag Regie, damit es auch eingehalten wird.
Beim Firmenevent sind Sie Gastgeber und die Gäste kommen, weil Sie einladen. Beim Kongress kommen sie wegen des Programms – und zahlen dafür oft eine Gebühr. Damit ändern sich Anspruch, Planung und Risiko.
Referenten, Themen und Reihenfolge entscheiden über Anmeldungen. Deshalb steht das Programm früh, lange bevor die Ausstattung bestellt wird.
Anmeldung, Zahlung, Bestätigung, Stornos, Namensschilder, Teilnehmerliste, Zertifikate. Das ist eigene Arbeit, nicht ein Nebenprodukt der Einladung.
Zwei oder drei Sessions gleichzeitig heißen: doppelte Technik, doppelte Betreuung, Wechselzeiten, Wegeleitung und ein Plan, wenn ein Raum überläuft.
Pausen sind Ausgabezeiten fürs Catering. Zwanzig Minuten für 300 Personen brauchen genug Stationen – sonst steht die Hälfte an, während der nächste Vortrag beginnt.
Viele Kongresse finanzieren sich mit. Flächen, Pakete, Logoplatzierung und Betreuung sind Teil der Organisation.
Aufzeichnung, Unterlagen, Fotos, Nachbericht: Was nach dem Kongress an die Teilnehmer geht, gehört in die Planung, nicht in die Restarbeit.
Von der Ausschreibung der Location bis zur Teilnehmerabrechnung – oder nur die Teile, die Sie abgeben wollen.
Kongresszentrum, Hotel, Hochschule oder Halle. Wir prüfen Saalgrößen, Bestuhlungsvarianten, Nebenräume, Catering-Bindung, Anfahrt und die Technik, die im Haus ist – vieles davon spart Miete.
Programmraster mit Zeitpuffern, Betreuung der Referenten, Vorabprüfung der Präsentationen, Moderation, Ablauf für parallele Sessions.
Anmeldestrecke, Teilnehmergebühren, Bestätigungen, Stornoregeln, Teilnehmerlisten, Namensschilder, Check-in am Morgen ohne Schlange.
Beschallung, Leinwand oder LED, Medientechnik für Vorträge, Mikrofone fürs Publikum, auf Wunsch Aufzeichnung, Streaming und Dolmetschanlage.
Getaktet auf das Programm, mit genug Ausgabestellen. Dazu Abendveranstaltung, Sitzordnung und Transfer, wenn die Location wechselt.
Ablaufregie, Hosts an den Sälen, Wegeleitung, Garderobe, Info-Counter – und jemand, der entscheidet, wenn ein Referent ausfällt.
Beispiel: Fachkongress mit 300 Teilnehmern, zwei Tagen, Abendveranstaltung und Fachausstellung.
Ein Kongress ist der einzige Veranstaltungstyp, bei dem auf der anderen Seite Einnahmen stehen. Die Planung rechnet deshalb in beide Richtungen.
| Position | Was dahintersteckt | Was den Preis treibt |
|---|---|---|
| Location | Saalmieten, Nebenräume, Technikpauschalen, Reinigung | Anzahl paralleler Räume, Dauer, Wochentag |
| Technik | Ton, Bild, Medientechnik, Aufzeichnung, Dolmetschanlage | Zahl der Säle, Streaming, Sprachen |
| Referenten | Honorare, Reise, Übernachtung, Betreuung | Bekanntheit, Anreise aus dem Ausland |
| Verpflegung | Pausen, Lunch, Abendveranstaltung, Getränke | Teilnehmerzahl, Ausgabestellen, Menüform |
| Teilnehmerverwaltung | Anmeldesystem, Zahlungsabwicklung, Namensschilder, Check-in | Teilnehmerzahl, Gebührenmodell, Stornoquote |
| Ausstattung | Bestuhlung, Standbau der Fachausstellung, Leitsystem, Garderobe | Zahl der Aussteller, Fläche |
| Personal | Check-in, Hosts, Technik, Regie, Auf- und Abbau | Zahl der Säle, Dauer, Schichten |
| Drucksachen | Programm, Unterlagen, Beschilderung, Zertifikate | Auflage, Print oder digital |
| Planung | Konzept, Projektleitung, Vergabe, Regie, Abrechnung | Umfang und Zahl der Veranstaltungstage |
Auf der Einnahmenseite stehen Teilnehmergebühren, Ausstellerflächen und Sponsorenpakete. Die beiden letzten planen wir früh mit, weil sie den Eigenanteil deutlich senken – und weil Aussteller ihre eigenen Kunden zum Kongress einladen.
Neun bis zwölf Monate, wenn eine bekannte Location und externe Referenten dazugehören. Eine eintägige Fachtagung im kleineren Rahmen geht in vier bis sechs Monaten.
Ja, inklusive Anmeldestrecke, Gebühren, Bestätigungen, Stornos und Check-in am Morgen. Auf Wunsch arbeiten wir mit Ihrem bestehenden System.
Ja. Aufzeichnung und Streaming planen wir mit ein – mit dem ehrlichen Hinweis, dass ein hybrider Kongress mehr Technik, mehr Personal und eine eigene Regie für die Online-Seite braucht.
Dafür gibt es im Ablaufplan Puffer und eine Ersatzreihenfolge. Am Tag selbst entscheiden wir, ob umgestellt oder verlängert wird – das merkt im Saal kaum jemand.
Aus Ihrem Umfeld und unserem. Wir schnüren die Pakete, bereiten die Unterlagen vor und betreuen die Aussteller vor Ort.
Wenn es sein muss, ja. Viele Häuser binden das Catering an sich. Wir prüfen das vor dem Vertrag, damit es später keine Überraschung wird.
Damit können wir sagen, was möglich ist, was es ungefähr kostet und wie viel davon sich über Teilnehmer und Aussteller tragen lässt.